Inviter ses amis avec Google Documents

 

Google documents c’est un peu le Pack Office de Microsoft “made in” google sauf qu’ici c’est gratuit et en ligne. Cet outil vous permet de créer et partager simplement des fichiers sur internet avec vos collègues et amis, mais aussi de les inviter à des évènements.

 

Les différentes méthodes pour inviter vos amis avec Google Documents

 

Vous avez besoin d’une invitation pour inviter vos amis à votre petite fête? Vous pouvez le faire avec Google Documents en partageant vos documents par email.

C’est vous qui définissez si vos convives ont le droit de modifier, éditer et partager avec d’autres personnes le document, ou de seulement le consulter.

Créer un document texte

La première possibilité la plus simple est de créer un document texte pour présenter votre évènement à vos amis ou collègues.

Si vous êtes habitué à travailler avec des outils de traitement de texte comme Word, Publisher, etc… vous ne devriez rencontrer aucune difficulté pour reproduire une invitation de base comme celle ci:

Libre à vous de personnaliser ensuite votre message avec un peu de couleurs et quelques photos.

Créer une feuille de calcul

La feuille de calcul va vous permettre de présenter dans les grandes lignes votre évènement et surtout d’enregistrer facilement l’inscription de vos proches en autorisant la modification.

Voici un exemple qui permet de savoir quels seront les personnes présentes à une soirée :

Vous pouvez récréer d’autres invitations dans ce style là pour connaître la disponibilité de vos convives, ce qu’ils peuvent apporter pour l’évènement, etc….les possibilités sont variées.

 

Créer un formulaire

Peut-être l’une des solutions les plus adaptés pour inviter à un évènement avec Google Docs : le formulaire permet de créer une invitation sous forme de questionnaire personnalisable.

En effet, le formulaire permet de rassembler à la fois les atouts du document texte (présentation de l’évènement) et de la feuille de calcul (sondage) en un seul fichier. En plus vous pouvez joindre un thème à votre carte pour la rendre plus attrayante :

Toutes les réponses sont automatiquement inscrites  dans la feuille de calcul associée au questionnaire.

Comment partager son fichier sur Google Docs?

Une fois le style de votre invitation défini,  partagez votre document avec vos proches en choisissant l’option « partager » en haut à droite.

Trois options sont possible :

Partager le document par mail avec vos contacts en important leurs adresses mails; libre à vous ensuite d’autoriser la modification  ou seulement la consultation du document.

Envoyer par email en pièce jointe : vos contacts recevront directement un mail avec un message et le fichier attaché.

Publier sur le web : Permet de publier la page sur internet et vous n’avez plus qu’à récupérer le lien pour le communiquer aux personnes de votre choix, qui pourront ainsi lire votre document à partir de n’importe quel ordinateur connecté à Internet.

 

Un service encore trop brouillon

Vous l’aurez vite remarqué : Google Documents n’est quand même pas  un outil d’invitation des plus originaux pour inviter à un évènement . Bien qu’il possède de nombreux atouts de par sa simplicité d’utilisation, celle ci porte aussi le fruit de ses limites :

1) Des invitations pas jolies jolies : un design encore trop pauvre et des thèmes loin d’être originaux pour se démarquer.

2) Autoriser la modification à vos risques et périls : on n’est jamais à l’abris de quelques petits plaisantins qui pourraient volontairement ou involontairement modifier votre fichier.

2) Les relances : un vrai casse tête impossible à résoudre si vous comptez inviter plusieurs personnes

4) Un système de saisie d’adresse trop imparfait : prévoyez un après midi pour saisir toutes les adresses mails de vos invités, s’ils ne sont pas dans vos contacts.

5) Un seul canaux d’envoi : vous ne pouvez joindre vos amis que via leurs adresses mails…alors qu’ils sont certainement sur Facebook.

 

Ce qui manque à Google Documents pour devenir un véritable outil d’invitation

1) La possibilité de joindre facilement ses amis sur plusieurs supports (Facebook, Mail, Twitter…) et d’importer directement son carnet d’adresse.

2) Un plus grand choix de thèmes d’invitation pour le formulaire : des modèles de carte invitation anniversaire par exemple plus fouillés et de meilleure qualité.

3) Un meilleur suivi des modifications effectués par ses amis ou collaborateurs.

4) Un outil dédié à l’invitation pour permettre aux utilisateurs de se retrouver et de leur faire gagner du temps dans l’organisation d’évènements.

 

Et vous utilisez vous Google Documents pour inviter? Quels sont les méthodes que vous utilisez? Racontez nous en commentaires juste en dessous

 

Photos utilisées sous licence Créative Commons de Nedra pour Google Docs, de Mark Knol  et Paul Downey pour les peintures Google.



  1. Macha (Reply) on Vendredi 29, 2011

    Votre site est tres utile, bien pratique =)
    J’aime apprendre sur ce site de plus en plus, il y a beaucoup de themes vraiment interessant.